6 Rào Cản “Đóng Hộp” Trong Team Marketing Và Cách Phá Bỏ Chúng

Trong hơn 10 năm làm việc trong ngành marketing và công nghệ, tôi thấy điều kiện để một đội ngũ marketing thành công không phải chỉ nằm ở ý tưởng hay ngân sách – mà là cách chúng ta kết nối và phối hợp với các bộ phận khác. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp hiện vẫn tồn tại những “silo” – nghĩa là các nhóm làm việc biệt lập, thông tin không trao đổi, dẫn đến sai lệch, chồng chéo và hiệu suất thấp.

Hôm nay, tôi muốn chia sẻ 6 “silo” phổ biến nhất tôi quan sát được ở các team marketing, cùng với cách để từng bước phá bỏ rào cản này nhằm giúp bạn xây dựng một bộ máy marketing tối ưu và linh hoạt hơn.

1. Lên kế hoạch chiến dịch một cách đơn độc

Rất nhiều team marketing lên kế hoạch chiến dịch mà không trao đổi với đội sales, quản lý sản phẩm hay chăm sóc khách hàng. Kết quả là chiến dịch không ăn khớp với mục tiêu kinh doanh, khách hàng tiềm năng không chất lượng và sức nặng nội dung sai lệch.

Giải pháp: Tổ chức workshop chiến dịch với nhóm doanh thu

Bắt đầu bằng việc mời từ đầu đại diện sales, quản lý sản phẩm và dịch vụ khách hàng cùng tham gia phiên “Kick-off chiến dịch”. Trước buổi họp, gửi họ bản đề cương (brief) chiến dịch thô để họ chuẩn bị góp ý. Trong buổi workshop, cùng nhau thảo luận về đối tượng khách hàng, thông điệp chính, vấn đề của khách hàng và công cụ hỗ trợ bán hàng.

Làm sao để được chấp thuận?

Với team sales, nhấn mạnh rằng góp ý sớm sẽ tạo ra lead chất lượng hơn, tiết kiệm thời gian chăm sóc. Đối với lãnh đạo sản phẩm, nói rõ rằng thông điệp chính xác sẽ giúp sản phẩm được hiểu đúng. Với nhóm chăm sóc khách hàng, cho họ thấy cơ hội giảm hỗ trợ sau bán nhờ vào thông tin tốt hơn.

2. Website chỉ là việc của team marketing?

Website là tài sản số quan trọng nhất, nhưng việc nội dung lại thường bị ‘đóng khung’ trong tay marketing. Điều này làm mất đi tiếng nói chuyên môn từ đội sản phẩm, kỹ thuật hay dịch vụ khách hàng – khiến nội dung thiếu chiều sâu, khó tối ưu SEO và giảm lòng tin từ khách hàng.

Giải pháp: Cộng tác tạo nội dung với nhiều phòng ban

Hãy để các chuyên gia nội bộ cùng tham gia viết nội dung. Marketing chỉ nên giữ vai trò định hướng nội dung, hiệu đính và phân phối. Bước đầu đơn giản nhất: mời một chuyên gia sẵn sàng hợp tác viết blog kỹ thuật, góc nhìn ngành,… Marketing sẽ đảm nhận phần tối ưu SEO, đăng và quảng bá nội dung.

Cách thuyết phục các bộ phận?

Hãy cho họ thấy đây là cách xây dựng thương hiệu cá nhân và thương hiệu phòng ban, góp phần vào thành công doanh nghiệp. Có thể tổ chức hỗ trợ biên tập để họ không mất quá nhiều thời gian.

3. Từng bộ phận tự theo dõi chỉ số riêng

Rất thường xuyên, tôi thấy các team như demand gen, content, brand hoạt động như những “cái hộp riêng biệt”, mỗi bên có chỉ số riêng, tối ưu riêng mà không phản ánh hiệu quả toàn bộ hành trình khách hàng.

Giải pháp: Dashboard chung với KPI toàn hành trình

Xây dựng một bảng dashboard tập trung thể hiện các chỉ số quan trọng từ đầu đến cuối (lead chất lượng, chi phí mỗi MQL, giá trị vòng đời khách hàng,…). Hợp nhất cách định nghĩa giữa các phòng ban và xây dựng nguyên mẫu trên Google Sheets, Tableau hay bất kỳ công cụ BI hiện có.

Cách “chốt đơn” nội bộ?

Giải thích rằng với dashboard chung, bạn dễ chứng minh hiệu quả, xác định điểm nghẽn và có căn cứ ra quyết định phân bổ ngân sách. Với quản lý, đây là công cụ giúp điều hành toàn bộ marketing hiệu quả hơn.

4. Tech stack – “sân chơi riêng” của Marketing Ops?

Marketing Ops thường tự triển khai hoặc sử dụng các công nghệ mà không có sự tham gia từ IT, sales, hay revenue ops. Hậu quả? Feature không tận dụng hết, dữ liệu thiếu kết nối, phát sinh nhiều công việc thủ công, thậm chí bảo mật kém.

Giải pháp: Quản trị Martech theo nhóm liên phòng ban

Hình thành một nhóm governance gồm đại diện từ IT, marketing, sales ops,… tổ chức định kỳ rà soát tech stack, tính năng chưa dùng, khớp nối hệ thống và xem xét công cụ cần đầu tư. Từ đó xây dựng một roadmap công nghệ minh bạch cho toàn bộ liên quan.

Cách tạo đồng thuận?

Với IT, hãy chứng minh rằng việc phối hợp sớm giúp họ tránh khủng hoảng kỹ thuật và tiết kiệm công sức. Với sales ops, cho họ thấy giá trị của việc luồng lead mượt mà và dữ liệu rõ ràng hơn. Với marketing, cho họ “tiếng nói” để chọn công cụ họ thực sự cần.

5. Mỗi team, mỗi cách định nghĩa và đọc dữ liệu

Marketing, sales, CS,… mỗi đội lại dùng định nghĩa khác nhau cho một lead, một cơ hội hay một lượt tương tác. Dữ liệu không khớp, dẫn đến báo cáo không đồng nhất và chiến dịch khó cải thiện.

Giải pháp: Thống nhất định nghĩa và tạo trung tâm dữ liệu dùng chung

Bắt đầu bằng một bảng thuật ngữ chung (ví dụ: MQL, SQL, SAL), thống nhất định nghĩa rõ ràng và cập nhật định kỳ. Audit các field dữ liệu trong CRM, marketing automation để phát hiện sự thừa, thiếu hoặc không khớp.

Ưu tiên tích hợp một luồng quan trọng như dữ liệu MQL từ marketing qua CRM để đảm bảo nhất quán. Sau đó thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ và phân công quản lý dữ liệu sử dụng rõ ràng.

Làm sao để mọi người đồng hành?

Dữ liệu đồng bộ giúp giảm mâu thuẫn nội bộ, tăng hiệu quả báo cáo và ra quyết định. Với lãnh đạo, đây là kim chỉ nam để hoạch định chiến lược. Với analyst, đỡ mất thời gian xử lý mà tập trung phân tích chuyên sâu.

6. Vực thẳm giữa Marketing và Sales khi bàn giao lead

Đây có lẽ là rào cản kinh điển nhất. Không có quy chuẩn bàn giao MQL, không có phản hồi, cả hai đội đều cảm thấy thất vọng về nhau. Điều này khiến doanh nghiệp bỏ lỡ rất nhiều cơ hội.

Giải pháp: Thỏa thuận SLA chung và cơ chế phản hồi hai chiều

Tổ chức workshop gồm lãnh đạo marketing và sales để cùng xác định:

• Tin chuẩn MQL và SAL là gì?
• Thời gian phản hồi lead là bao lâu?
• Lộ trình nurturing cho lead chưa sẵn sàng ra sao?
• Làm sao cập nhật thông tin phản hồi từ sales ngược lại marketing?

Tiếp theo, chỉnh lại quy trình tự động trên CRM và marketing automation để hỗ trợ quá trình bàn giao. Duy trì các cuộc họp định kỳ giữa hai team để cùng xem lại chất lượng lead và sửa đổi nếu cần.

Cách tạo hợp tác bền vững?

Với đội sales: “Lead rõ r