6 silo trong đội ngũ Marketing cản trở tăng trưởng – Và cách phá vỡ hiệu quả

Sau hơn 10 năm làm việc trong ngành Marketing và MarTech, tôi chứng kiến không ít lần các đội ngũ marketing – dù năng lực cao – vẫn rơi vào tình trạng trì trệ, do bị chia cắt bởi những “silo” vô hình. Những silo này khiến thông tin không được chia sẻ kịp thời, chiến dịch lệch hướng, dữ liệu sai lệch và mất đi sự đồng thuận giữa các phòng ban.

Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 6 dạng silo phổ biến nhất trong đội ngũ Marketing & Revenue hiện nay – cùng với đó là hướng dẫn thực tế, dễ áp dụng để phá vỡ chúng. Đây là bài học rút ra từ chính những dự án tôi từng tham gia triển khai với các doanh nghiệp từ SME đến Enterprise.

1. Lên kế hoạch chiến dịch trong “chân không”

Rất nhiều chiến dịch marketing được lên ý tưởng và thực hiện mà không có sự tham gia của các phòng ban khác như Sales, Product hay CS. Kết quả: chiến dịch không sát nhu cầu thị trường, lệch mục tiêu và thiếu liên kết với hoạt động kinh doanh.

Giải pháp: Tổ chức workshop đa phòng ban ngay từ đầu

Hãy chọn một chiến dịch quan trọng sắp triển khai, mời đại diện của Sales, Product, Customer Success… tham gia buổi “Kick-off Campaign Workshop”. Cung cấp agenda cụ thể và bản brief sơ bộ để các phòng chuẩn bị ý kiến.

Trong workshop, tập trung trả lời các câu hỏi: Ai là khách hàng mục tiêu? Điểm đau phổ biến? Thông điệp nào nổi bật nhất? Sales cần gì để chốt khách? Features nào cần nhấn mạnh?

Cách thuyết phục: Nhấn mạnh lợi ích cho từng phòng ban: Sales được leads chất hơn, Product tránh hiểu nhầm về tính năng, CS giảm ticket hỗ trợ sau mua.

2. Website là “sân chơi riêng” của marketing

Khi nội dung web chỉ do marketing phụ trách, bạn dễ gặp tình trạng nội dung thiếu chiều sâu, thiếu uy tín chuyên môn và bỏ sót cơ hội hiển thị nội dung SEO-rich.

Giải pháp: Huy động chuyên gia nội bộ cùng tạo nội dung

Hãy xác định các chuyên gia trong công ty (kỹ thuật, pháp lý, CS…) có kiến thức phù hợp với khách hàng. Cung cấp guideline viết bài dễ hiểu, định dạng chuẩn SEO cơ bản và templates.

Bắt đầu với một người có tinh thần hợp tác, cùng marketing tạo bài blog chuyên môn – sau đó tối ưu hóa, biên tập và quảng bá rộng rãi. Đo hiệu quả như traffic, time-on-page để minh chứng giá trị.

Cách thuyết phục: Các chuyên gia sẽ được xây dựng thương hiệu cá nhân và uy tín nội bộ, giúp tăng sức mạnh thương hiệu tổ chức.

3. “Ngân sách của tôi, chỉ số của tôi”

Các nhóm trong marketing như nội dung, demand gen, branding… thường đo KPI riêng rẽ. Điều này dẫn đến thiếu cái nhìn tổng thể về hiệu quả toàn kênh và gây khó khăn trong phân bổ nguồn lực.

Giải pháp: Tạo dashboard chung với chỉ số xuyên suốt toàn funnel

Mời trưởng các bộ phận cùng Sales và CX họp bàn để xác định 3-5 KPI quan trọng, ví dụ: Marketing Pipeline, CAC, Customer LTV… Xây dashboard mẫu bằng công cụ BI hoặc Google Sheets.

Tổ chức họp định kỳ phân tích chung, tập trung vào đóng góp của từng nhóm và các nút thắt cần gỡ.

Cách thuyết phục: Nhìn thấy tác động của từng team tới kết quả kinh doanh giúp bảo vệ ngân sách dễ hơn và tạo tiếng nói mạnh hơn với leadership.

4. Tech stack không có “quyền đồng sở hữu”

Khi marketing ops “ôm trọn” việc lựa chọn và quản trị công nghệ mà không có input từ Sales, IT hay Revenue Ops, hậu quả dễ thấy là phức tạp hóa quy trình, tốn chi phí mà hiệu suất không như mong đợi.

Giải pháp: Lập ủy ban điều phối MarTech liên phòng ban

Tạo nhóm nhỏ gồm đại diện từ Marketing Ops, IT, Sales, Product… để cùng lên roadmap cải tiến tech stack, ưu tiên các dự án hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Cùng nhau so sánh nhu cầu – tính năng – quy trình tích hợp.

Cách thuyết phục: IT được giảm áp lực xử lý sự cố, Marketing có system phù hợp hơn, Sales tận dụng data chất lượng hơn để cải thiện closing rate.

5. “Dữ liệu của tôi, cách hiểu của tôi”

Thiếu chuẩn hóa định nghĩa như MQL, SQL khiến data giữa các team lệch pha hoặc xung đột, từ đó giảm hiệu quả chuyển đổi và gây hiểu nhầm nội bộ.

Giải pháp: Chuẩn hóa từ điển ngữ nghĩa và xây dựng one source of truth

Tạo tài liệu thống nhất định nghĩa các thuật ngữ quan trọng (MQL, SAL, SQL…) và phân phối cho tất cả các team. Audit dữ liệu hiện có và đồng bộ cách dùng data giữa CRM, MA platform.

Ưu tiên kết nối dữ liệu với tác động lớn nhất trước (ví dụ điểm lead score từ MA lên CRM cho Sales thấy).

Cách thuyết phục: Dữ liệu rõ ràng giúp tăng accurancy báo cáo, tránh tranh cãi và tăng khả năng dự đoán pipeline chính xác cho cả Marketing & Sales.

6. Khoảng tối giữa marketing và sales

Việc “quăng” lead sang sales mà không có SLA rõ ràng hoặc phản hồi ngược là vấn đề muôn thuở. Hậu quả là leads bị lãng phí và hai phòng luôn có xu hướng đổ lỗi qua lại.

Giải pháp: Thiết lập SLA chung và cơ chế phản hồi chéo

Tạo workshop giữa Marketing và Sales xác định tiêu chí chuyển lead (MQL→SQL), thời gian phản hồi kỳ vọng, vòng phản hồi chất lượng lead, trách nhiệm nurture…

Đồng bộ quy trình này trong CRM/MA, thiết lập tự động hóa báo lead mới, trạng thái lead và trả kết quả lead. Họp mỗi tuần để review pipeline, phản hồi lead chất lượng và tối ưu phối hợp.

Cách thuyết phục: Sales tăng tỉ lệ đóng deal vì được lead tốt và đúng lúc, Marketing nhận lại dữ liệu thực tế để refine chiến dịch hiệu quả.

Kết luận

Trong thế giới marketing hiện đại, khả năng hợp tác liên phòng ban có thể tạo ra hoặc phá vỡ tăng trưởng doanh thu. Hãy chủ động nhận diện và tháo gỡ các silo, từng bước xây dựng đội ngũ marketing toàn diện, minh bạch và hướng tới khách hàng thực sự.

Hãy nhớ, phá vỡ silo không phải là cuộc cách mạng – mà là hành trình cải tiến liên tục