6 Rào cản trong nội bộ marketing cần phá vỡ để tối ưu hiệu quả

Trong hơn 10 năm làm việc trong lĩnh vực tiếp thị và chuyển đổi số, tôi chứng kiến một vấn đề vẫn tồn tại dai dẳng ở nhiều doanh nghiệp – đó là sự chia cắt, hay còn gọi là “silos” giữa các bộ phận trong nội bộ marketing và các nhóm liên quan. Trong một thế giới mà tính cộng tác ngày càng đóng vai trò quyết định, các silo này không chỉ cản trở tốc độ vận hành mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất, dữ liệu và trải nghiệm khách hàng.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ 6 kiểu silo phổ biến nhất trong các đội ngũ marketing, và quan trọng hơn – cách phá vỡ chúng một cách thực tế, dựa trên kinh nghiệm thực chiến.

1. Lên kế hoạch chiến dịch một cách cô lập

Không hiếm thấy các chiến dịch được phòng marketing lên nội dung và triển khai mà không có tiếng nói từ phòng bán hàng, sản phẩm hay chăm sóc khách hàng. Kết quả là gì? Các chiến dịch xa rời thực tế nhu cầu khách hàng, thiếu nhất quán và khó tạo ra tác động thật sự.

Giải pháp: Tổ chức workshop lập kế hoạch chiến dịch đa phòng ban

Chọn một chiến dịch sắp tới – đặc biệt là chiến dịch lớn – và mời đại diện từ các bộ phận như sales, sản phẩm, chăm sóc khách hàng tham gia một buổi “Kick-off” chuyên sâu. Tại buổi này, hãy cùng nhau làm rõ:

• Ai là khách hàng mục tiêu?
• Thông điệp cốt lõi là gì?
• Sales cần gì để chốt được khách?
• Khách hàng đang băn khoăn điều gì?
• Tính năng sản phẩm nào tạo lợi thế cạnh tranh?

Điều này đảm bảo chiến dịch đi từ insight thực tế, và đồng thời thiết lập sự đồng thuận ngay từ đầu.

2. Nội dung website chỉ là việc của phòng marketing?

Việc để đội marketing đơn phương ôm trọn nội dung khiến trang web dễ rơi vào tình trạng “nói một mình”, thiếu chuyên sâu, kém hấp dẫn với khách hàng kỹ tính hoặc doanh nghiệp B2B.

Giải pháp: Phân quyền viết nội dung có định hướng

Cho phép các chuyên gia nội bộ ở bộ phận kỹ thuật, sản phẩm hay chăm sóc khách hàng đóng góp nội dung như blog, bài hướng dẫn chuyên môn hoặc các bài phân tích xu hướng. Marketing sẽ vẫn đóng vai trò định hướng – nhưng giờ đây như một biên tập viên và người phân phối nội dung chiến lược thay vì là “thợ viết” chính.

Một bài viết từ kỹ sư sản phẩm có thể tăng đáng kể độ uy tín thương hiệu lẫn SEO – miễn là bạn hướng dẫn họ cấu trúc, tone giọng và chủ đề phù hợp với định hướng thương hiệu.

3. ‘Ngân sách của tôi – số liệu của tôi’

Mỗi nhóm trong marketing thường tối ưu theo các chỉ số riêng – content tối ưu theo traffic, digital tập trung vào CAC, performance marketing lại chỉ nhắm đến lead… Điều này gây khó khăn trong việc đo lường hiệu quả tổng thể và đưa ra quyết định tài chính đúng đắn.

Giải pháp: Dashboard KPIs toàn kênh

Tạo một bảng dashboard chung cho toàn bộ phòng marketing – với agreed KPIs từ toàn funnel, ví dụ:

• Chi phí cho mỗi MQL chất lượng
• Tỷ lệ MQL chuyển thành SAL hoặc SQL
• Pipeline marketing đóng góp bao nhiêu phần trăm doanh thu
• Customer lifetime value (CLV)

Nên tổ chức các buổi review hàng tháng để mỗi nhóm thấy được phần đóng góp của mình vào mục tiêu chung – và phát hiện ra điểm nghẽn cần cải thiện.

4. Tech stack chỉ của riêng team marketing ops?

Khi bộ phận marketing ops tự chọn phần mềm và triển khai mà không có sự phối hợp từ sales, IT hay revops – sẽ xuất hiện các hệ thống thiếu liên kết, dữ liệu không liền mạch và chức năng bị bỏ phí.

Giải pháp: Thiết lập hội đồng review công nghệ định kỳ

Một tổ nhóm gồm đại diện từ các bộ phận liên quan (marketing ops, IT, sales ops, data team…) nên gặp nhau 1 lần/tháng để:

• Đánh giá hiệu suất các công cụ hiện có
• Xác định nhu cầu mới
• Lập lộ trình nâng cấp/hội nhập hệ thống hợp lý

Có thể sử dụng tài liệu roadmap kỹ thuật dưới dạng sơ đồ để tạo sự minh bạch, đồng thuận và dễ theo dõi tiến độ.

5. Ai cũng có định nghĩa dữ liệu riêng

Marketing, sales, CS – mỗi phòng sử dụng “lead”, “MQL”, “opportunity” theo cách khác nhau. Kết quả là hệ thống rối loạn, báo cáo mâu thuẫn và trải nghiệm khách hàng bị đứt đoạn.

Giải pháp: Thống nhất định nghĩa & xây dựng kho dữ liệu tập trung

Bắt đầu bằng việc xây dựng glossary dữ liệu chung với định nghĩa thống nhất cho các đầu mục trọng yếu. In ra, treo lên tường cũng được! Bước tiếp theo là:

• Rà soát mô hình dữ liệu trong CRM và marketing automation
• Xác định các điểm thiếu/đụng nhau
• Thiết lập tích hợp ưu tiên giữa hệ thống dựa trên lead lifecycle

Việc làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu phải được xem là việc liên phòng ban – không thể là “chuyện riêng” của team data.

6. Khoảng trống truyền kiếp: Handoff giữa marketing và sales

Không thiết lập rõ trách nhiệm và quy tắc giao nhận leads giữa marketing và sales là nguyên nhân khiến nhiều lead tiềm năng “chết yểu” hoặc bị bỏ quên. Hệ quả? Mất cơ hội, mất ngân sách, mất niềm tin nội bộ.

Giải pháp: Thỏa thuận SLA Marketing – Sales kèm vòng phản hồi chặt chẽ

Tổ chức một buổi workshop marketing & sales để đồng thuận về:

• Tiêu chí MQL, SAL cụ thể & rõ ràng
• Thời gian yêu cầu phản hồi sales với MQL (ví dụ: 24–48h)
• Cơ chế phản hồi ngược từ sales về chất lượng lead
• Cách marketing nurturing các lead chưa đủ điều kiện

Đồng thời cần tích hợp bộ SLA này vào CRM để đảm bảo quy trình hóa, tránh lệ thuộc vào con người. Cuối cùng, duy trì các buổi meeting định kỳ giữa quản lý marketing và sales để rà soát hiệu quả – là điều không thể thiếu.

Kết luận

Các silo nội bộ là rào cản vô hình nhưng lại để lại hậu quả hữu hình: khách hàng nghe thông điệp lệch pha, team mất năng lượng đổ lỗi lẫn nhau và doanh nghiệp thì bị triệt tiêu sức cạnh tranh.

Với kinh nghiệm của tôi, việc phá vỡ silo không thể thực hiện bằng một email hay cuộc họp – mà yêu cầu cam kết xây dựng văn hoá hợp tác lâu dài, đồng thời nhanh nhẹn trong thử nghiệm các mô hình mới để tối ưu.

Hy vọng bài viết này mang lại một hướng tiếp cận cụ thể, dễ triển khai để bạn có thể từng bước phá bỏ những rào c